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会计电算化档案怎么保管

admin2020-09-04451

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会计电算化档案的保管是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后,会计档案增加了新的内容。例如,存有会计数据的磁性介质,与源程序有关的文件资料等。因此,在电算档案管理制度中,对电算化会计资料的范围、存贮方式、存放环境、借阅会计档案等都有相应的管理制度。实施电算化后应加强对会计电算化档案的管理。基本方法是:

(l)确定管理范围。电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书,以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等,存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。

(2)制定管理措施。与手工方式一致,电算化方式生成的证、账、表等会计档案,应按规定立卷归档保管。其保存期限应按照《会计档案管理办法》(1998 [财会字]132号),"会计档案保管期限表"中所列的保存期限进行管理。会计相关职能部门应紧密配合,确认合法的会计档案内容,制定严格管理措施。

(3)磁性介质的管理。存贮于磁性介质上的会计资料,在未打印成书面资料前要妥善保管,并制定科学合理的单位内部会计电算化会计资料保存期限。在单位内部电算档案管理制度中,必须明确备份数据的时间间隔。备份盘也要定期复制,以防止磁性介质老化等技术问题导致数据损坏或丢失,提高电算化会计资料保存的安全系数。

(4)会计档案存放要求。电算化会计资料存在于磁性介质中,所以对电算化会计档案资料的存放,要求做到防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻。重要的会计数据应双备份,并分别存于两个以上不同的地点。会计数据的备份盘,应对标号方法进行统一规定,列入档案管理制度的书面文件。备份盘应贴写好保护标签,存放于铁皮保存柜中。按财政部要求,大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储数据,尽量少用软盘存储会计档案。

(5)开发资料管理。会计电算化系统开发的全套文档资料视同会计档案进行管理。其保存期限截至该系统停止使用或有重大更改后的第五年。

此外,电算化档案的借阅、书面资料的装订、病毒检测间隔周期等,也应根据具体情况制定相应的管理制度。

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