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备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。预算单位为办理日常零星开支，需要保持一定数量的库存备用金，一般不超过3-5天零星支付所需现金。各预算单位应根据本单位的业务量、规模大小及零星开支情况提出备用金额度申请，支付中心依据预算单位的申请及具体业务情况审定备用金额度，并签订备用金管理责任书。
一、 使用范围
备用金主要用于小额零星报销费用支出，其使用范围为：除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出；出差人员必须随身携带的差旅费；其他确需支付现金的支出等。
二、 备用金的管理
（一）定额管理
定额管理是指按用款部门的实际需要，核定备用金定额，并按定额拨付现金的管理办法。用款部门按规定的开支范围支用备用金后，凭有关支出凭证向财会部门报销，财会部门如数付给现金，使备用金仍与定额保持一致。一般对用于费用开支的小额备用金，实行定额管理的办法；对用于销售找零用的备用金，按营业柜组核定定额，并拨给现金。各柜组可从销货款中经常保留核定的找零款，不存在支出和报销的问题。
（二）非定额管理
非定额管理是指用款部门根据实际需要向财会部门领款的管理办法。在凭有关支出凭证向财会部门报销时，作为减少备用金处理，直到用完为止。如需补充备用金，再另行办理拨款和领款手续。对用于收购农副产品的备用金，在集中收购旺季时一般采用非定额管理的办法，在淡季零星收购时则采用定额管理的办法，实行交货补款。
无论实行哪种管理办法，都要建立健全备用金的领用、保管和报销等手续制度，并指定专人负责经管备用金。经管人员发生变动时，必须办理交接手续，以明确经济责任。
具体如下：
1．因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。
2．财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。
3．借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从工资中抵扣，不再另行通知。
4．跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。
三、 备用金申请流程
（一）备用金领用人
1．领用手续：
单位内部各部门或工作人员因零星开支、零星采购等需要领用备用金，一般应由经办人填写借款凭证。借款凭证一式三联，第一联为付款凭证，财务部门作为记账依据；第二联为结算凭证，借款期间由出纳员留存，报销时作为核对依据，报销后随同报销单据作为记账凭证的附件；第三联交借款人保存，报销时由出纳员签字作为借款结算及交回借款的收据。
工作人员需先到财务部办事处索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门负责人和总经理签字同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。
2．业务完成后，报销流程：
（1）备用金支出后在报销时，需要在费用明细栏写明具体用途和支出明细（如用途跟申请时不同，必须详细解释），同时必须提供发票。
（2）借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
（3）其他部门临时借款范围（审批额度按照第二项标准执行）：员工出差借款时，需要根据具体情况申请借款额度，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交由财务总监或总经理审批。并在员工出差回公司后七天内报销冲账。
其他因公借款，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交由财务总监或总经理审批，在费用支出后需七天内到财务报销冲账。
（二）备用金保管人
备用金保管人填写备用金申请，写明具体用途部门经理审批财务部复核财务总监或总经理审批。如备用金是作一次性支出，部门备用金保管人需在支出后七天内报销；如备用金作为经常零星支出，部门备用金保管人需在每月月底前到财务部报销。如有需要，可再申请。
1．无超出个别及累计额度，财务部发放备用金。
2．超出个别额度但不超出累计额度，经财务总监或总经理审批，财务部发放备用金。
3．超出累计额度，财务部不发放备用金
四、 备用金会计处理
（一）定额管理
1．按定额拨付备用金：
借：其他应收款——备用金
贷：库存现金
2．使用后报销时（花多少补多少，花掉的计入成本费用，“补”是指用现金补足花掉的）
借：管理费用（销售费用等）
贷：库存现金
（二）非定额管理财务部门根据企业内部某部门或个人的实际需要，一次付给现金，使用后持有关原始凭证报销，报销时财会部门根据所付款项和应报销的金额进行清算，若有余款全部收回，若不足，则补足差额。
1．按实际数额拨付备用金：
借：其他应收款——备用金（××）
贷：库存现金
2．使用后报销时（实报实销，多退少补）
借：管理费用（销售费用等）库存现金（原借多了，由经办人员退回的现金）
贷：其他应收款——备用金（××）
或：
借：管理费用（销售费用等）
贷：其他应收款——备用金（××）库存现金（原借少了，应补给经办人员的现金）
（实行定额管理“备用金”科目的金额平时不做变动，只有企业改变备用金的定额时才做变动。）
【案例】
某公司对行政科采用非定额备用金制度，行政科为购买办公用品预借备用金1 600元，预借时，财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录为：
借：其他应收款——备用金(行政科) 1 600
贷： 1 600
行政科购买办公用品1520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销，交回多余现金80元，财务部门编制转账凭证一张，其会计分录为：
借：管理费用 1 520
现金 80
贷：其他应收款——备用金(行政科) 1 600
如果行政科实际购买办公用品1 780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规定编制转账凭证一张，其会计分录为：
借：管理费用 1 780
贷：其他应收款——备用金(行政科) 1 600
现金 1 80
出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元。
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